Hasta el 2022, el Instituto de Previsión Social de la provincia de Buenos Aires, trabajó con metodologías que fueron pensadas y desarrolladas a mediados del siglo XX.
Los avances tecnológicos hicieron poner en debate nuevas formas en el abordaje de los expedientes previsionales, que dieron lugar al proyecto de digitalización.
En noviembre de ese año, el IPS y Provincia Net firmaron un Convenio de Asistencia Técnica, para la implementación de un sistema de digitalización de los expedientes físicos y documentos del organismo previsional. Esta alianza permitió acceder a un servicio de análisis, escaneo de documentación orgánica, implementación y hosting de un sistema de digitalización de expedientes y documentos que facilita la visualización de los mismos a través de la indexación por metadata.
La digitalización, apuntan desde el organismo, representa una transformación integral del sistema, generando un salto de calidad en el otorgamiento de las prestaciones y en la relación con los beneficiarios.
A lo largo de 2023, mediante la iniciativa se convirtieron un total de 7.039.072 de imágenes correspondientes a 32.683 expedientes. Para este año, el objetivo es que todos los trámites se inicien de manera digital en todas las oficinas de la provincia. Detrás de ese objetivo, se proveyeron dispositivos escaners para la digitalización de documentación que el beneficiario presenta en las oficinas del IPS.
Entre las ventajas de la digitalización de expedientes previsionales figuran la accesibilidad y disponibilidad, ya que los documentos digitales son accesibles desde todos los sistemas del IPS; la reducción de errores; la disminución en el riesgo de pérdida o adulteración de documentos; la automatización de procesos; el ahorro de espacio y recursos y una mayor trazabilidad de archivos, lo que permite conocer el recorrido de los expedientes y la acción de los agentes que intervinieron en cada caso.
